Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Kotisivujen osoite: https://salpalinjanhovi.com
Tämä on Vaisor Oy:n ja Huoneistohotelli Salpalinjan Hovin tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018. Päivitetty 1.1.2019.
Rekisterin pitäjä
Vaisor Oy
Vanha Mikkelintie 125, 53830 Lappeenranta
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Timo Vainikka, toimitusjohtaja
Rekisterin nimi
Vaisor Oy / Salpalinjan Hovin asiakasrekisteri sisältäen huoneistohotelli Salpalinjan Hovin asiakkaat.
Rekisterin pitämisen peruste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, sekä markkinointi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Henkilötietoja käytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan; palvelujen kehittämiseen, tuottamiseen, toimittamiseen ja tarjoamiseen; laskutukseen, luotonvalvontaan sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Viestinnän tunnistetietoja käytetään voimassa olevan lainsäädännön sallimiin tarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää hänelle kohdistettu markkinointi mediakohtaisesti tai kokonaan.
Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tiedot säilytetään kaksi vuotta siitä hetkestä kun tietoihin on viimeksi tehty muutoksia.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietolähteet ovat:
– hotellin varaus ja laskutusjärjestelmät
– asiakkaan kanssa käydyt sähköposti- ja puhelinkeskustelut
– Huoneistohotelli Salpalinjan Hovin ja sen kumppaneiden www –palveluihin asiakkaan toimesta syötetyt tiedot.
Tiedonkeruu
Henkilötietoja kerätään tietosuojalakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen asiakkaan tehdessä huone-, pöytä- tai kokouspalveluvarauksia puhelimella, faxilla, sähköpostilla tai www-sivujen kautta.
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
Tietojen luovutus
Tietoja luovutetaan siltä osin kuin rekisteröidyn kanssa on niin sovittu tai laissa määrätyiltä osilta. Tällaisia luovutuksia ovat, esim. erikoisruokavalio ja allergiatietojen luovuttaminen ravintoloille ja majoituspaikkoihin, maksukorttitietojen luovuttaminen maksusuoritusten saajille. Luovuttaminen tapahtuu pääosin teknisinä tallenteina. Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojaus
A. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa. Manuaaliset rekisteröintilomakkeet tuhotaan välittömästi tietojen järjestelmätallennuksen jälkeen.
B. Käyttäjähallinnasta vastaa toimitusjohtaja. Palvelimet sijaitsevat Vaisor Oy:n omassa tai sen valtuuttaman konesalioperaattorin lukitussa konehuoneessa. Järjestelmän käyttövalvonta on Vaisor Oy:n toimitusjohtajalla. Tietokantaan on käyttöoikeudet vain erikseen nimetyllä Vaisor Oy:n henkilökunnalla. Käyttäjätunnushallinnasta huolehtii Vaisor Oy:n vakituiseen henkilökuntaan kuuluva tunnushallintavastaava.
Tarkastus- ja tietojen poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on lain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot niiltä osin kuin niiden säilyttäminen ei lain mukaan ole pakollista. Tarkastuspyyntö ja tietojen poisto- sekä korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja se tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen:
Vaisor Oy
Rekisterinhoitaja
Vanha Mikkelintie 125, 53830 Lappeenranta